Mit dieser Frage beschäftigen sich Fachleute schon lange und entwickeln unterschiedliche Systeme, die alle im Betrieb ablaufenden Prozesse optimieren sollen. Drucker können heute komplett durch externe Dienstleister verwaltet werden. Eines dieser Systeme nennt sich Managed Print Service, kurz MPS. Mit Hilfe der Managed Print Services kann der individuelle Druckoutput einer Firma perfekt gesteuert werden.
Viele Unternehmen beschäftigen sich leider kaum mit Managed Print Services oder Dokumenten-Management, übersehen dabei aber, welches enorme Einsparpotenzial im Outsourcing der Printüberwachung steckt. Mit Managed Print Services werden Druckkosten gesenkt und IT-Abteilungen nicht selten von einer als lästig empfundenen Aufgabe entbunden. Denn Output-Management ist das ungeliebte Kind der meisten Unternehmen.
Wie funktioniert das Managed Print Services -System?
Alle im Unternehmen eingesetzten Drucker sind an ein internes Netzwerk angeschlossen, das zentral gesteuert und gepflegt wird. Wer Zugang zum Netzwerk hat, kann jeden im Netzwerk befindlichen Drucker ansteuern und jeden vorhandenen Druckauftrag abrufen. Das einzige, was er braucht, ist eine entsprechende PIN-Nummer.
Wer ist der richtige Ansprechpartner?
Managed Print Services wurden speziell für Unternehmen entwickelt, die auf Druck Prozesse spezialisiert sind. Ziel der Zentralisierung ist die optimale Verwaltung der dortigen Druckinfrastruktur und Kostenersparnis. Firmen, die Managed Print Services anbieten, sind in der Regel Software- und System-Häuser, IT-Dienstleister Hersteller von Druckern.
Nutzen von Managed Print Services
Moderne Managed Print Services-Konzepte verwalten und überwachen aber nicht nur die Infrastruktur, sie können auch vorausgegangene Prozesse analysieren. Das erleichtert die optimale Planung späterer Abläufe, verbessert nicht nur die Infrastruktur der beteiligten Hard- und Software, sondern schließt auch Betrieb, Wartung und Support des gesamten Netzwerkes mit ein.
Mehr als 80 Prozent aller im Unternehmen anfallenden Druckosten sind Verbrauchskosten, nur ein geringer Anteil entfällt auf die reinen Hardwarekosten. Genau darum lassen sich durch Nutzung von
Managed Print Services große Einsparungen erzielen.
Unbedingt erforderlich: Standortanalyse
MPS enthalten optimaler Weise sämtliche Service-Dienstleistungen für die Druck-Infrastruktur, und das unabhängig vom Hardware-Hersteller. Da zur Infrastruktur auch viele Input-Geräte wie Kopierer und Scanner gehören, sollte bei der Bearbeitung durch Managed Print Services unbedingt die Weiterverarbeitung von digitalisierten Papierdokumenten berücksichtigt werden.
Wer sein Dokumentenoutput von Fachleuten managen lässt, kann seine Druckkosten deutlich senken. Denn Managed Print Services sind skalierbare Systeme, die von der Analyse bis zur Weiterverarbeitung alle Faktoren zur Bearbeitung von Dokumenten berücksichtigen.
Eine genaue Analyse der Gegebenheiten vor Ort ist immer notwendig, denn sonst läuft man Gefahr, dass ein unpassendes oder viel zu teures Druckinfrastruktur-System installiert wird.